Аутсорсинг бухгалтерских услуг с каждым годом становится все более востребованным. Достаточно сравнить по годам рэнкинги аутсорсинга учетных функций по годам, составляемых РА «Эксперт» (RAEX).

Рынок не консолидированный, поэтому установить точный объем рынка, количество его участников, а также структуру их клиентов очень сложно. На рынке присутствуют как солидные международные компании, так и фрилансеры «многостаночники».

Бухгалтеры-частники, как правило, заключают договоры с несколькими организациями, где бухгалтерский учет связан с простыми операциями. Это интересно мелким компаниям, с небольшим оборотом.

Но практика показывает, что со временем бухгалтер-частник «выдыхается» и начинаются проблемы. Как правило, такие проблемы передают уже небольшим бухгалтерским компаниям. Минусом таких компаний является отсутствие штата смежных специалистов.

Для зрелого бизнеса более всего подходят специализированные консалтинговые компании или аудиторско-консалтинговые компании, которые имеют достаточный штат специалистов, а также имеют ресурс для полноценного бухгалтерского сопровождения.

Конкурентами для консалтинговых компаний являются IT-компании, предлагающие сервисы для замещения низкоквалифицированной и трудоемкой работы IT-решениями. Но специфика ведения бухгалтерского учета в нашей стране дает ещё много времени для оттачивания автоматизации процессов.

Аутсорсинг бухгалтерии имеет ряд очевидных преимуществ и в этой статье рассмотрены основные из них.

1. Экономия на ФОТ

Оплата работы бухгалтера – обязательная и постоянная статья расходов любой организации. Независимо от того, заключен ли с бухгалтером трудовой договор по основному месту работы или по совместительству, работодатель обязан выплачивать заработную плату, а также связанные с ней налоги и взносы. В случае с основным местом работы бухгалтера в вашей организации возникают дополнительные расходы в виде больничных, отпусков и пр.

Аутсорсинг бухгалтерии будет дешевле, т.к. компания-заказчик платит только за чистое время работы специализированной консалтинговой компании. Таким образом, компания-заказчик экономит на налогах, которые были бы оплачены штатному или приходящему бухгалтеру.

Более того, размер оплаты по схеме аутсорсинга бухгалтерии на рынке всегда ниже, чем размер заработной платы. Это связано с тем, что сотруднику работодатель платит согласно уровню заработной платы, устанавливаемой на рынке труда. Стоимость аутсорсинга бухгалтерии рассчитывается исходя из количества операций соответствующих специалистов, что гораздо выгоднее для компании-заказчика.

Если со временем объем работы бухгалтерии увеличивается, то расходы возрастают пропорциально новым трудовым договорам. А ведь эти средства могли бы быть использованы для инвестиций в будущее компании, если бы у неё была реализована схема аутсорсинга бухгалтерии.

2. Какой KPI у вашего бухгалтера?

Зарплата бухгалтера по трудовому договору напрямую не зависит от результата хозяйственной деятельности компании. На практике большинство руководителей не включают административную составляющую KPI в функциональные обязанности бухгалтера.

Т.е. заработная плата бухгалтера не предусматривает штрафы за несвоевременную сдачу отчетности, ошибки в проводках и прочее. Это связано со страхами руководства испортить отношения с бухгалтером. Более того, система учета, которую выстраивает бухгалтер в компании, может создавать излишние бюрократические проволочки, что мешает бизнес-процессам.

Здесь в выигрышном положении оказывается аутсорсинговая компания, т.к. отношения с ней регламентированы договором. 

Обратите внимание, как происходит поиск бухгалтера на ту или иную вакансию. Руководитель ищет бухгалтера, который будет помогать в хозяйственной деятельности, а не сковывать хозяйственную деятельность формальным подходом к оформлению сделок, требованиями к перезаключению договоров, изменению работы sales-менеджеров и т.п. Другими словами, каждый руководитель заинтересован в органичном встраивании бухгалтера в рабочие процессы.

3. Ответственность

Очевидным плюсом аутсорсинга бухгалтерии является финансовая ответственность специализированной консалтинговой компании при необходимости возмещения денежных средств компании-заказчику в случаях неправильного ведения бухгалтерского учета.

С бухгалтера, оформленного по трудовому договору, невозможно взыскать большие суммы за недобросовестное выполнение своих функциональных обязанностей. Даже процесс увольнения бухгалтера потребует немалых управленческих усилий. Напротив, все взаимоотношения с аутсорсинговой компанией регламентированы договором, включая материальную ответственность.

4. Аустсорсинг работает в режиме 24/7

Услуга аутсорсинга бухгалтерии отличается доступностью в любое время суток. Бухгалтер по трудовому договору может заболеть, уйти в обязательный отпуск, взять больничный. На практике часто встречаются случаи, когда бухгалтера (а, как правило, это женщины) отпрашиваются по семейным обстоятельствам. Вышеуказанные случаи – это потеря оперативности, а зачастую внимательности и точности при ведении бухгалтерского учета.

Аутсорсинговая компания работает постоянно. В профессиональных компаниях все задачи приходят на helpdeck. Кроме того, при отсутствии одного специалиста в аутсорсинговой компании его заменяют другим, без потери качества работы и без изменения стоимости аутсорсинга бухгалтерии.

5. Конфиденциальность

В договоре аутсорсинга бухгалтерских услуг обязательно присутствует раздел о неразглашении информации. Специализированная консалтинговая компания, которая рассчитывает долго работать на рынке и заботится о своей репутации, никогда не допустит разглашение информации о своих клиентах.

Исходя из практики, смело можно утверждать, что бухгалтеры по трудовому договору довольно часто манипулируют руководством, намекая на то, что они «кое-что знают», что только они держат ситуацию под контролем. Естественно, большинство руководителей идут на невыгодные управленческие решения из-за боязни оглашения информации. Таким образом, многие компании становятся заложниками недобросовестных бухгалтеров.

Аутсорсинговая компания связана с компанией-заказчиком договором о неразглашении конфиденциальной информации, перечень которой содержится в договоре. В противном случае аутсорсинговая компания выплачивает внушительный штраф.

6. При аутсорсинге более широкий доступ к компетенциям

Здесь рассматривается аспект, который не связан с тем, что компания заключила трудовой договор с неквалифицированным бухгалтером, чьи ошибки будут видны после сдачи первой же отчетности. Речь идет о том, что в штате компании не всегда есть квалифицированные юристы, налоговые консультанты, экономисты и другие специалисты, которые могут помочь бухгалтеру при выполнении им своих обязанностей.

При аутсорсинге бухгалтерии компания-заказчик начинает сотрудничать с целым штатом консультантов разных специальностей, которые более оперативно решают рабочие вопросы и могут оказать профессиональную консультацию.

7. Возможность аутсорсинга отдельного участка бухгалтерского учета

Практика показывает, что увеличивается число договоров на аутсорсинг бухгалтерии, связанных с ведением отдельных участков работы, например, расчет и начисление заработной платы, учет складских запасов, учет расходов на логистику и пр. Так называемый выборочный аутсорсинг оптимизирует затраты компании-заказчика на бухгалтерию, высвобождает время штатных специалистов и снижает затраты на рабочие места.

8. Снижение затрат на рабочее место

Очевидно, что аутсорсинг бухгалтерии снижает затраты на обеспечение рабочего места бухгалтера, независимо от формы трудового договора. Более того, рабочее место бухгалтера это не только офисная мебель и оргтехника. Это ещё и программное обеспечение, которое нужно время от времени актуализировать, а в половине случаев и адаптировать в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности.

При аутсорсинге бухгалтерии специализированная консалтинговая компания берет такие расходы на себя, без увеличения стоимости услуг.

9. Повышение квалификации

Любая компания заинтересована в сотрудничестве с профессиональным бухгалтером, который находится в актуальном информационном поле, связанным с изменением законодательства и требованием контролирующих органов. Получение таких знаний требуют времени (в том числе рабочего времени), а в половине случаев и затрат на оплату курсов повышения квалификации и пр.

При сотрудничестве со специализированной консалтинговой компанией такие расходы отсутствуют, т.к. аутсорсинговая компания всегда заботится о высокой профессиональной подготовке своих сотрудников.

10. Снижение затрат на дополнительные операции

Несомненный бонус при аутсорсинге бухгалтерии это передача на сторону специализированной консалтинговой компании секретарской работы в части бухгалтерского сопровождения организации, а также курьерских услуг и пр.

11. Влияние в коллективе

Несомненно сотрудники бухгалтерии оказывают влияние на корпоративную атмосферу внутри компании. В аутсорсинговой компании такой фактор исключен, т.к. взаимоотношения сторон регламентированы договором, где прописан порядок передачи документов и информации, а также описан порядок коммуникации между сторонами. Это похоже на контрактную корпоративную культуру.

Кстати, не забывайте о том, что бухгалтер общается не только с сотрудниками внутри компании, но и с вашими партнерами и клиентами! Интересно – какое впечатление он (она) на них производит и какое мнение оставляет о себе в частности и о компании в целом?

12. Передача дел

Важнейший аспект работы любого бухгалтера – сохранение истории его деятельности, а также архив бухгалтерского сопровождения на протяжении всей хозяйственной деятельности компании. При частой смене бухгалтеров, в том числе и на отдельно взятом участке, начинается хаос.

На практике в компаниях отсутствует реальный механизм передачи дел от одного сотрудника другому. Поэтому в большинстве случаев источник «снежного кома» из писем и постановлений находится именно здесь.

Из практики принятия бухгалтерии на аутсорсинг: в 90% случаях это восстановление бухгалтерского учета в той или иной степени. В компаниях отсутствуют или не выполняются условия передачи дел. Как следствие, это потеря информации при уходе бухгалтера со своего места работы. При передаче бухгалтерии на аутсорсинг этому стоит уделить особое внимание.

В консалтинговой компании «Константа» при атусорсинге бухгалтерии этот вопрос тщательно проработан и обсуждается с компанией-заказчиком дополнительно, с учетом специфики документооборота.

Автор: Ульяна Асафьева – Управляющий партнер консалтинговой компании «Константа» на основе собственного материала.