На основе опыта оказания услуг ведения бухгалтерского учета сотрудники консалтинговой компании «Константа» составили ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с аутсорсингом. Ниже приведены 20 ответов по наиболее обсуждаемым вопросам.

1. Когда аутсорсинговая команда приступает к работе?

Сотрудники консалтинговой компании «Константа» приступают к работе в день заключения договора с Клиентом.

2. В большинстве случаев бухгалтерия передается с недочетами за прошлый период. В каком виде принимается бухгалтерия?

Бухгалтерия принимается в любом состоянии. Все недочеты за прошлый период восстанавливаются согласно плану актуализации бухгалтерской базы.

3. Входит ли стоимость восстановления бухгалтерии в сумму договора по оказанию услуг ведения бухгалтерского учета?

Стоимость восстановления бухгалтерии за предшествующие периоды входят в сумму договора. Непредусмотренные объемы работ по восстановлению бухгалтерского учета могут быть оценены дополнительно. Общение с контрагентами и контролирующими органами будет возложено на персонального бухгалтера Клиента.

4. В какой программе ведется бухгалтерский учет и что делать, если база находится в другой программе?

Бухгалтерский учет ведется в программе 1С Бухгалтерия предприятия, а кадровый учет в 1С ЗУП. Если ранее вы работали с другими программами, наши специалисты бесплатно перенесут вашу базу. Если у вас нет собственной версии программы 1С, то бухгалтерский учет ведется в версии ПО консалтинговой компании «Константа». В случае наличия у Клиента собственной версии программы 1С, наши специалисты осуществляют работу по FTP-доступу.

5. Что делать, если нет ЭЦП?

ЭЦП будет предоставлена бесплатно.

6. Возможна ли передача на аутсорсинг одного или нескольких участков бухгалтерского учета?

Начисление заработной платы, а также расчет и начисление налогов являются самыми популярными участками бухгалтерского учета, которые передают на аутсорсинг. В этих случаях работа строится на основе регламента взаимодействия персонального(ых) бухгалтера(ов) с сотрудниками и подразделениями Клиента. Регламенты фиксируют сроки и объемы обмена документами.

7. Как будет осуществлять взаимодействие с другими подразделениями при передаче на аутсорсинг участка расчета и начисления заработной платы?

Взаимодействие с другими подразделения Клиента осуществляется на основе регламента взаимодействия, в котором указываются конкретные действия взаимодействия между сторонами, сроки такого взаимодействия, контактные лица и способы коммуникации между ними, а также форматы файлов, в которых передаются документы или информация.

8. Оказывается ли услуга ведения кадрового учета и в каком объеме?

В стоимость ведения бухгалтерского учета включены услуги по кадровому делопроизводству для организаций, численностью менее 25-ти человек (для организаций с большей численностью действует отдельное соглашение). Услуги по кадровому делопроизводству включают в себя прием/увольнение сотрудников, оформление и учет документов временно отсутствующих сотрудников, а также пакет документов регламентирующих кадровую политику организации (положения, инструкции, приказы).

По договоренности с Клиентом могут быть оказаны услуги по аудиту кадрового делопроизводства, а также составлен пакет документов, регламентирующих кадровую политику организации (положения, инструкции, приказы).

Дополнительно оказываются услуги по оформлению иностранцев (нерезидентов) и вахтовиков (в том числе учет рабочего времени сотрудников в северных районах). Сотрудники консалтинговой компании «Константа» сопровождают Клиента при проверках со стороны Инспекции труда.

9. Осуществляется ли общение с сотрудниками по вопросам начисления заработной платы и кадрового делопроизводства?

Обязательно! Сотрудники консалтинговой компании «Константа» берут на себя обязательство по общению с сотрудниками Клиента по вопросам начисления заработной платы и кадрового делопроизводства (в рамках заключенного договора).

Гарантируем дипломатичное общение и разъяснение сотрудникам Клиента обстоятельств и механизмов расчета начисления заработной платы, премий и пособий. Процедура ознакомления сотрудников с приказами, а также процедура выдачи справок согласовывается дополнительно с Клиентом.

10. Как проследить своевременность сдачи отчетности и деклараций?

Клиент получает уведомления на электронную почту о направлении закрепленным бухгалтером необходимых отчетов в контролирующие органы с указанием срока их подачи.

Клиент также может отслеживать соблюдение сроков подачи отчетности и деклараций в соответствии с «Календарем бухгалтера». В случае нарушения сроков подачи Клиент может пожаловаться на действия или бездействия закрепленного бухгалтера.

Если нарушение сроков подачи отчетности и/или деклараций по вине закрепленного бухгалтера привели к выставлению штрафов, то будут действовать положения о финансовой ответственности консалтинговой компании «Константа» или их партнеров, смотрите п.19.

11. Кто будет отвечать на запросы из ФНС, ПФР, ФОМС, ФСС?

Запросы из ФНС, ПФР, ФОМС, ФСС получают или перенаправляются персональному бухгалтеру, который готовит ответ и отправляет его инициирующей стороне, а также сообщает Клиенту о необходимых действиях и консультирует по возникающим вопросам.

12. Будет ли согласована сумма налога?

Обязательно. Персональный бухгалтер заранее рассчитает налоги, сообщит Клиенту сумму и подскажет как оптимизировать налогооблагаемую базу.

13. Каким образом учитываются первичные документы?

Все первичные документы принимаются по акту и принимаются к учету не позднее трех рабочих дней.

14. Осуществляется ли хранение бумажных бухгалтерских документов и документов отдела кадров?

Консалтинговая компания «Константа» в рамках оказания услуг по ведению бухгалтерского учета оказывает услуги по физическому хранению бумажных документов. Хранение документов, касающихся кадрового учета не предусмотрено, т.к. большинство из перечня таких документов работодатель обязан хранить в офисе по месту работы.

15. Что делать если решили отказаться от услуг аутсорсинга бухгалтерии?

Стороны совместно принимают решение о дате прекращения сотрудничества. При передаче дел Клиенту предоставляется актуальная на момент передачи дел база 1С. Сторонами составляется акт передачи дел, а также определяется временная зона ответственности за ведение бухгалтерского учета.

16. Меняется ли стоимость услуг ведения бухгалтерского учета в течение действия договора?

Стоимость услуг за ведение бухгалтерского учета и оказание смежных услуг, зафиксированных в договоре, НЕ меняется на протяжении всего срока действия договора.

17. Осуществляется ли сопровождение при налоговых проверках?

Сопровождение Клиента осуществляется на всех этапах и в любых ситуациях в течение действия договора на оказание услуг ведения бухгалтерского учета. Соответственно, сотрудники консалтинговой компании «Константа» выступают на стороне Клиента при налоговых проверках.

18. В каком объеме оказывается юридическая поддержка?

Юридическая поддержка оказывается посредством составления договоров (хозяйственных и трудовых), охраняющих коммерческие интересы Клиента, а также проведения консультаций, составления писем и претензий в адрес контрагентов и контролирующих органов.

19. Какова ответственность организации, осуществляющей аутсорсинг бухгалтерского учета?

Консалтинговая компания «Константа» и/или её партнеры, согласно договору, несут ответственность в виде компенсации финансовых потерь из-за ошибок при оплате налогов, оплаченных на основании расчетов персонального бухгалтера, а также ошибок при выплате заработной платы, премий, пособий, оплаченных на основании расчетов персонального бухгалтера.

Компенсация финансовых потерь Клиента в ходе коммерческой деятельности оговаривается сторонами отдельно.

20. Какие могут быть мероприятия по оптимизации бухгалтерии?

Сотрудники консалтинговой компании «Константа» могут предложить Клиенту оптимизацию учетной политики, оптимизации документооборота и делопроизводства на основе лучших регламентов, апробированных на практике других компаний, оптимизации численности текущей бухгалтерии на основе критерия объема работы и заработной платы в соответствии примерами (бенчмарками) аналогичных участников рынка.

Справочно:

Сотрудники и партнеры консалтинговой компании «Константа» специализируются на комплексном сопровождении иностранных компаний в России, оказывая услуги по стратегическому и оперативному управлению бизнесом в России, юридическому сопровождению, ведению бухгалтерского, кадрового и налогового учета, организации и сопровождению продаж, а также мониторингу российского рынка.

Материалы по теме:

Рекомендуем также статью “12 плюсов аутсорсинга бухгалтерии”. на сайте консалтинговой компании «Константа»